ПРОФБЛОГ для бухгалтера


© Дмитрий Гудович

Работа бухгалтера и отечественный бухгалтерский учет. Взгляд изнутри

🔍
Подписаться на новости

 ::БЛОГ:: — немного о хранении бухгалтерской документации

Всем известный классик в свое время писал — «Без бумажки — ты букашка, а с бумажкой — человек». Так уж сложилось, что в практике хозяйственной деятельности в нашей стране бумажный документооборот занимает просто колоссальную составляющую и никакие попытки все это перевести в электронный вид упростить работу с макулатурой, если позволите так выразиться, не способны. Я думаю, не стоит заострять внимание на том, что весомую часть в документообороте составляет именно бухгалтерская документация — честным труженикам дебето-кредитовых плантаций достаточно представить объем только лишь кадровой документации, чтобы доказать тезис выше. При таких объемах бумажной работы рано или поздно бухгалтерия любой организации сталкивается с вопросом сроков хранения документов. В этом случае хорошо, если в штате присутствует архивариус, наделенный соответствующими знаниями и прекрасно понимающий, что, сколько и как необходимо хранить, а какие документы можно уже и уничтожить за ненадобностью. Конечно, наличие такого специально обученного человека в штате организации — случай идеальный и, к сожалению, далекий от реальности. Да и с подобными проблемами сталкиваются бухгалтерии не только крупных предприятий, но и мелкого бизнеса, в которых объем бумажной работы не на много и меньше. Именно поэтому я решил сделать краткий обзор, посвященный вопросам хранения именно бухгалтерской документации, который, надеюсь, поможет многим найти выход из лабиринта скопившихся бумаг.Чтобы упростить восприятие написанного, я не буду по тексту ссылаться на конкретные пункты законов и подзаконных актов, а постараюсь тезисно изложить основные положения дел. Отмечу, что бухгалтерское законодательство требует хранить первичные бухгалтерские документы, на основании которых фирма ведет бухгалтерский учет, регистры бухгалтерского учета,  бухгалтерскую отчетность в течении минимум пяти лет. При этом, если другими законодательными актами установлен более долгий срок хранения документации, то ориентироваться необходимо исключительно на него.

Налоговое же законодательство, если можно так сказать, более либерально в вопросах сроков хранения документации и устанавливает их в размере четырех лет. В течении этого периода организация обязана хранить всю документацию, необходимую для расчета налогов, подтверждающую получение доходов, произведение расходов и уплату налогов. При этом различий в режимах налогообложения, применяемых налогоплательщиком, никаких не делается, данное требование является обязательным к исполнению для всех организаций и индивидуальных предпринимателей.

В отдельную категорию бухгалтерской документации можно отнести кадровые документы, для которых установлены наиболее продолжительные сроки хранения. Условно сроки хранения кадровой документации можно разделить на три группы: краткосрочный срок хранения (до 10 лет), долгосрочный срок хранения (свыше 10 лет) и постоянный срок хранения.

К организациям, применяющим постоянный срок хранения документации, относят лишь те организации, которые являются источниками формирования фондов государственных архивов.

Ниже я попытался собрать основные документы по кадровому делопроизводству и указать соответственно срок хранения каждого типа документов.

  • Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников хранятся 5 лет
  • Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников – 5 лет
  • Переписка по вопросам трудоустройства – 5 лет
  • Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю – 5 лет
  • Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров – 5 лет
  • Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени – 3 года
  • Табели (графики), журналы учета рабочего времени – 1 год
  • Акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка о трудовой дисциплине – 3 года
  • Отчеты о состоянии и проверке работы с кадрами хранятся постоянно, а заявки, справки о потребности в высвобождении работников – 5 лет
  • Личные дела и личные карточки работников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно
  • Отчеты, акты, сведения об учете трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 3 года
  • Штатные расписания организации, изменения к ним по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, а штатные расстановки – 75 лет
  • Должностные инструкции типовые (примерные) по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, индивидуальные (персональные) – 75 лет в составе личных дел
  • Экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело работника, которое хранится 75 лет с последующей сдачей в архив. Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело и хранятся 75 лет
  • Графики предоставления отпусков хранятся – один год
  • Необходимо также хранить журналы, книги, карточки учета:
    1. — приема, перемещения (перевода), увольнения работников – 75 лет
    2. — работников, направленных в командировки (срок начинает течь после увольнения работника) – 5 лет
    3. — военнообязанных (после увольнения) – 3 г.
    4. — отпусков – 3 г.
    5. — личных дел, личных карто чек, трудовых договоров, трудовых соглашений – 75 лет
    6. — выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет
    7. — выдачи справок о заработ ной плате, стаже, месте работы – 3 года
    8. — выдачи командировочных удостоверений – 5 лет.

Чтобы не засорять заметку кучей текста, я предлагаю ознакомиться с сроками хранения прочих документов, сведенными в отдельную таблицу.  Посмотреть эту табличку и сохранить можно по этой ссылке.

Также я нашел в сети интересный сервис, который по названию документа выдает информацию о сроках его хранения. Так что, если я о чем-то не рассказал или не упомянул, а при существующем многообразии первичной и не только учетной документации это вовсе даже не мудрено, то советую обратиться именно к этому сервису. Ссылка на сервис — http://www.archiv.ru/useful_information/sroki_hraneniya_dokumentov/?referer1=online



Оставить комментарий